• Indien u een vraag heeft over persoonsgegevens binnen Transcriptie Online kunt u zich tot ons richten via info@transcriptieonline.nl
• We kunnen onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:
• Contactinformatie (zoals naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, locatiegegevens, IP-adres)
• Bijzondere Persoonsgegevens (politieke bijdragen, politieke voorkeur, politieke partij, medische gegevens)
• Telefoongesprekken met Transcriptie Online

WAAROM VERWERKEN WE UW GEGEVENS?

We verwerken persoonsgegevens om onze activiteiten zo goed mogelijk te kunnen doen, in overeenstemming met de geldende wettelijke verplichtingen. Het doel van het verwerken van uw gegevens is dus

• Het verkopen en leveren van onze producten
• Uitvoeren van onze dienstverlening
• Trainingsdoeleinden medewerkers.

Onder deze doelen vallen onder meer de volgende aan de hoofdoelen gerelateerde activiteiten:

• Het uitvoeren van verkoop bevorderende activiteiten
• Het voeren van een klantadministratie en debiteurenbeheer
• Het uitvoeren van marktonderzoek
• Het communiceren met u door middel van het verzenden van (al dan niet gepersonaliseerde) elektronische nieuwsbrieven en/of post
• Het verbeteren van onze websites.
• Het verbeteren van onze dienstverlening
• Uitvoeren van Klanttevredenheidsonderzoeken

WAAROM MOGEN WE UW PERSOONSGEGEVENS GEBRUIKEN?

Wij mogen uw persoonsgegevens gebruiken, omdat en voor zover dat noodzakelijk is voor

• De uitvoering van onze overeenkomst met u
• Het voldoen aan een wettelijke verplichting die op Transcriptie Online rust
• Het behartigen van het gerechtvaardigd belang van Transcriptie Online of derden (voor zover dat boven uw privacybelang gaat). Dat gerechtvaardigd belang is het belang van Transcriptie Online om haar producten en diensten zo efficiënt mogelijk aan haar relaties te kunnen bieden.

WIE HEBBEN ER TOEGANG TOT UW GEGEVENS?

• Alleen medewerkers van Transcriptie Online die de persoonsgegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren, hebben rechtstreekse toegang tot uw gegevens in de systemen van Transcriptie Online.
• Als we derden ook toegang geven tot uw gegevens, doen we dat alleen als we zeker weten dat die derde de gegevens alleen gebruikt op een manier en voor een doel dat verwant is aan het doel waarvoor de gegevens hebben verkregen, en alleen in overeenstemming met deze Transcriptie Online Privacyverklaring. Verder gelden er altijd de op grond van de wet vereiste geheimhoudingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens zomaar bekend worden bij andere partijen.

In sommige gevallen moeten we op grond van een wettelijke verplichting ook gegevens verstrekken aan derden. Daarbij kijken we altijd hoe we uw recht op privacy zoveel mogelijk kunnen respecteren.

HOE LANG BEWAREN WE UW GEGEVENS?

We bewaren gegevens niet langer dan dat nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten, tenzij we op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren.

De meeste gegevens verwijderen we binnen 30 dagen nadat onze zakelijke relatie met u is geëindigd.

Alle audiobestanden en transcripten worden 60 dagen na levering van het transcript uit ons systeem verwijderd. Alleen gegevens nodig voor facturatiedoeleinden worden bewaard.

HOE BEVEILIGEN WE UW PERSOONSGEGEVENS?

• Wij nemen alle redelijke, passende beveiligingsmaatregelen om Transcriptie Online en onze relaties en medewerkers te beschermen tegen onrechtmatige toegang of wijziging, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens. We voldoen daarbij aan de geldende beveiligingsstandaarden en beschikken over een ISO 27001 certificaat.

Als ondanks de beveiligingsmaatregelen, er toch sprake is van een beveiligingsincident dat waarschijnlijk nadelige gevolgen heeft voor uw privacy, zullen wij u zo snel mogelijk informeren over het incident. We informeren we u dan ook over de maatregelen die we hebben genomen om de gevolgen te beperken en herhaling in de toekomst te voorkomen.

WELKE RECHTEN HEEFT U MET BETREKKING TOT HET GEBRUIK VAN UW PERSOONSGEGEVENS (EN HOE KUNT U ZE  UITOEFENEN)?

• U kunt bezwaar maken tegen gebruik van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als u van mening bent dat het gebruik van uw persoonsgegevens niet noodzakelijk is voor de uitvoering van onze activiteiten of het voldoen aan een wettelijke verplichting.
• U hebt recht op inzage van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat u kunt opvragen welke persoonsgegevens er van u zijn geregistreerd en voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt.
• Als u vindt dat wij onjuiste persoonsgegevens over u hebben, dan kunt u deze persoonsgegevens laten corrigeren. U kunt ons ook vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, ook voor de termijn die wij nodig hebben om uw verzoeken of bezwaren te beoordelen.
• U kunt ons ook vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen uit onze systemen.
  U kunt ons ook vragen om te zorgen dat uw persoonsgegevens aan een andere partij worden overgedragen.
• Wij zullen aan uw verzoek voldoen, tenzij wij een dwingend, gerechtvaardigd belang hebben om de gegevens niet te verwijderen, dat zwaarder weegt dan uw privacybelang. Als wij de gegevens hebben verwijderd, kunnen wij om technische redenen niet alle kopieën van de gegevens onmiddellijk uit onze systemen en back-upsystemen verwijderen. Wij kunnen weigeren te voldoen aan de hiervoor genoemde verzoeken als deze onredelijk vaak worden gedaan, onredelijk zware technische inspanningen vergen of onredelijk zware technische gevolgen hebben voor onze systemen of de privacy van anderen in gevaar brengt.
• U kunt de hiervoor genoemde verzoeken doen of het genoemde bezwaar maken door een brief te sturen, voorzien van uw naam, adres, telefoonnummer en een kopie van een geldig legitimatiebewijs aan Transcriptie Online of info@transcriptieonline.nl Vergeet u niet om uw BSN op de kopie van het identiteitsbewijs onleesbaar te maken, voordat u deze meestuurt. U krijgt binnen een maand antwoord.

U kunt ook een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens indienen. Dat kan bij de Autoriteit Persoonsgegevens https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens?qa=klacht.

PLAATSEN JULLIE COOKIES ALS IK JULLIE WEBSITE BEZOEK?

Wij kunnen cookies plaatsen als u onze websites bezoekt Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Privacyverklaring bij sollicitaties

Transcriptie Online vindt het van belang dat er zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens van sollicitanten wordt omgegaan. Zij is verantwoordelijk voor de verwerking van deze persoonsgegevens. Dit doen wij ook in het kader van de privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Tijdens en na de sollicitatieprocedure worden uw persoonsgegevens in ons systeem worden verwerkt en opgeslagen. Jouw reactie op onze vacature geldt als de actieve handeling waarbij je jouw geïnformeerde, vrije, specifieke en ondubbelzinnige toestemming geeft voor de verwerking van jouw gegevens. Je kan deze toestemming altijd intrekken. Hierbij gaat het onder andere om de NAW gegevens (naam, adres en woonplaats), emailadres, geslacht, taal, opleiding, scholing, cursussen, diploma’s, arbeidsgeschiedenis (vroegere werkgevers, referenties, enz.). Het doel hiervan is om te kunnen werven naar goed gekwalificeerd personeel. Deze gegevens worden bewaard tot maximaal 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Indien wij toestemming hebben van de sollicitant zullen wij de gegevens maximaal 1 jaar in ons systeem bewaren. Dit in verband met een eventuele andere openstaande vacature waarvoor de sollicitant in aanmerking kan komen of een functie die vrij kan komen. Nadat de periode is verstreken, zullen de gegevens vernietigd worden. Tijdens de sollicitatieprocedure verstrekken wij geen gegevens aan derden, tenzij wij volgens de wet hiertoe verplicht zijn.

De sollicitant heeft het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van persoonsgegevens, bijvoorbeeld als hij of zij van mening is dat de gegevens niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van activiteiten. Daarnaast heeft de sollicitant ook recht op inzage van zijn of haar persoonsgegevens en deze te corrigeren en te beperken. Ook heeft de sollicitant het recht om niet onderworpen te worden aan een geautomatiseerde besluitvorming. Dit houdt in dat er een menselijke blik geworpen wordt op de besluiten die tijdens dit proces genomen worden.

Op verzoek van de sollicitant kunnen persoonsgegevens uit ons systeem verwijderd worden. Tot slot kan de sollicitant ook vragen om zijn of haar gegevens aan een andere partij over te dragen.

Transcriptie Online verzamelt en verwerkt uitsluitend gegevens van sollicitanten die voortkomen uit vacatures die op de website worden geplaatst. Daarnaast worden er ook gegevens verzameld uit vacatures die op verschillende externe wervingssites (Indeed.nl, bijbaan.nl, zoekbijbaan.nl, studentjob.nl, jobbird.nl) worden geplaatst. Verder verzamelt Transcriptie Online ook gegevens doormiddel van e-mails, telefoongesprekken en bijvoorbeeld via LinkedIn en social media. Alleen de medewerkers van Transcriptie Online die de gegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te kunnen voeren hebben toegang hiertoe. Dit zijn HR-medewerkers en andere medewerkers die bij de sollicitatieprocedure betrokken zijn.

Voor vragen of klachten met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens kunnen sollicitanten mailen naar info@transcriptieonline.nl.
 

Volledig AVG proof

Volledig ISO gecertificeerd
Transcriptie Online is ISO-gecertificeerd voor kwaliteit (9001) en informatiebeveiliging (27001). Bij ons zijn klanten verzekerd van transcripten van hoge kwaliteit en zijn gegevens volledig veilig!

Data is beveiligd binnen ons platform
Ons portal maakt gebruik van https. Ieder account is gebonden aan een persoonlijk e-mailadres. We kennen geen groepsaccounts. Door in te loggen komt de klant bij een persoonlijke gedeelte van het portal. Hier kan de klant een bestand uploaden en wordt ook het uitgewerkte transcript klaargezet. We sturen deze niet per mail.

Alleen bevoegden hebben toegang tot data
Zodra de audio is geüpload en bevestigd, komt deze in onze planning terecht. Ons planningsteam wijst het bestand vervolgens toe aan een specifieke transcribent. Pas na het accepteren van de opdracht heeft de transcribent toegang tot het audiobestand.

Transcripten worden altijd gecontroleerd
Na uitwerking van het transcript, uploadt de transcribent het transcript in het portal. Op dat moment wordt het klaargezet voor één van onze nakijkers. De nakijker ontvangt zowel het uitgewerkte transcript als het audiobestand om de uitwerking te kunnen controleren.

Eenvoudig en snel toegang tot transcripten
Na controle uploadt de nakijker het transcript in het portal en wordt het transcript zichtbaar voor de klant binnen de persoonlijke omgeving. De klant ontvangt een mail dat het transcript klaarstaat in het portal.

Data wordt na gebruik verwijderd
Zowel de transcribent als de nakijker verwijdert de audio en het opgestelde transcript na 5 dagen. Na 30 dagen wordt het audiobestand automatisch uit de portal verwijderd. Na 60 dagen wordt ook het uitgewerkte transcript verwijderd. De audio en het transcript zijn niet meer terug te halen.